امروزه استاندارد ها و چارچوب‌های زیادی با رویکردهای مختلف برای مدیریت کارها، شکل گرفته اند. روش‌هایی که با توجه به نوع، میزان پیچیدگی کارها و شرایط محیطی کارها، ایجاد شده‌اند. در این مقاله قصد داریم در مورد استاندارد های کنترل پروژه و انواع آن ها صحبت کنیم. پس اگر شما هم دوست دارید با این استاندارد ها آشنا شوید با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.
پروژه چیست؟
قبل از آشنایی با استاندارد های کنترل پروژه بهتر با خود پروژه بیشتر آشنا شویم. هر سازمانی به اجرای یک سری کارهای خاص اشتغال دارد.مجموعه ای از وظایف وابسته به هم که در یک دوره زمانی مشخص و با هزینه معین و با محدودیت ها اجرا میشود.این کارها عموماً شامل اجرای کنترل پروژهها و یا عملیات است. عملیات و کنترل پروژهها در بسیاری از ویژگی‌ها با یکدیگر مشترک می‌باشند،از جمله اینکه هر یک از آنها:
- توسط افراد به اجرا در می‌آیند.
- در قید و بند منابع محدود می‌باشند.
- برنامه‌ریزی شده است، به اجرا در آمده و کنترل می‌گردند.
تعريف استاندارد های کنترل پروژه و طبقه بندی آنها
اســتاندارد مدركــي اســت كــه بــا اجمــاع عمومــي تهيــه وتوسـط مراجـع ذيصـاح تأييدشـده و جهـت اسـتفاده ها تكــراري و عمومــي، قوانيــن، راهنماهــا و بــا هــدف تحقــق بهينــه موضــوع موردنظــر ارائــه میشــود. به طوركلــي اســتانداردها بــه ســه طبقــه تقســيم بندي ميشــوند:
- اسـتانداردهاي توصيفـي كـه واقعيـت، جزئيـات يـا ويژگـي چيـزي را تشـريح می‌كننـد
- اسـتانداردهاي معيـاري و ضابطـهاي كـه معيارهايـي بـراي اســتفاده به عنــوان مبنــا بــراي اندازهگيــري، مقايســه يــاتصميمگيــري ارائــه می‌كننــد
- اسـتانداردهاي تجويـزي كـه يـك راه منحصربه فـرد بـراي انجـام كارهـا مشـخص می‌كننـد
استانداردها و روش شناسی های جهاني
مدیریت پروژه در ايــن قســمت بــه معرفــي تعــدادي از اســتانداردها وروش شناســی های مهــم مديريــت پــروژه، دامنــه آنهــا، علــل جهاني شــدن و خصوصيــات خــاص آنهــا پرداختــه میشــود.
تعـدادي از آنهـا در حـوزه ملـي و تعـدادي نيــز در حوزه هــاي منطقــه اي و جهانــي كاربــري دارنــد. بــاکمـک طبقه بندي هايـي كـه انجام شـده اسـت در حالـت كلـي اســتانداردها و روش شناســی های مديريــت پــروژه بــر روي ســه موضـوع اصلـی تأکیـد دارنـد كـه عبارتنـد از:
- افـراد
- سـازمانها
- پروژههــا
در این تصویر تمركــز اســتانداردها و روش شناســی های مختلــف را بــر روي ســه موضــوع نشــان میدهــد.
PMBOK و استاندارد های کنترل پروژه
عبارت (PMBOK) مخفف Project Management Body Of Knowledge می‌باشد،.منظور از Body Of Knowledge مجموعه‌ای کامل و جامع از اطلاعات و مهارت‌ها می‌باشد که یک حرفه را تشکیل می‌دهد.
PMBOK معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر زبان مشترکی در مدیریت پروژه است.استاندارد جهانی PMBOK یکی از بهترین استانداردهای مدیریت پروژه در دنیا می‌باشد که هر چهارسال یکبار مورد بازنگری سازنده‌ی آن یعنی PMI قرارمی‌گیرد. PMBOK آیین‌نامه نیست، بلکه یک استاندارد است! اجرای آیین‌نامه اجباری و اجرای استاندارد اختیاری است.
استاندارد مدیریت پروژه Prince2 چیست؟
یک دیگر از استاندارد های کنترل پروژه PRINCE2 است که مخفف PRojects IN Controlled Environments 2 می باشد .استاندارد Prince2 یک متودولوژی برای انجام پروژه و حاصل پروژه های موفق و ناموفق و راهکار های برتر است.
ویژگی های PRINCE2 :
-
- در مدیریت پروژه های عمومی مورد استفاده قرار می گیرد.
- این استاندارد راهی برای اجرایی کردن پروژه می سازد.
- در این مستند برعکس استاندارد pmbok راهکارها برای انجام پروژه ها کاملا منظم هستند.
استانداردهای موثر مدیریت پروژه
این استاندارد به شما در چند بعدی نگاه کردن پروژه در سازمان ها کمک بسیاری می کند. با استفاده از این دوره PRINCE 2 آموزش تفکر ساختار یافته و نظام مند را به کاربران عزیز می دهد و همچنین آموزش آسان الگوهای سازمانی پروژه بکارگیری آن در محیط عملی پروژه.
بیشتر بدانیم :آشنایی با مدیریت چا بک پروژه
مقایسه استانداردها و مدیریت پروژه (PMBOK و PRINCE2)
در این بخش ابتدا به بررسي و مقايسه زمينه هاي مشابه در PMBOK و PRINCE2 پرداخته میشود. مؤسسه مديريت پروژه آمريکا PMI استاندارد PMBOK را به صورت یک مستند تشریحی و توصیفی ایجاد کرده اما دفتر بازرگانی دولت انگلستان OCG ،استاندارد خود را به صورت یک روش شناسی مدیریت پروژه و به صورت تجویزی و تعیینی ایجاد نموده است. PRINCE2 یک روش شناسی مدیریت پروژه است که مخفف واژه Environment Controlled a IN PRojects به معنای(پروژهها در محیط کنترل شده)است. PRINCE2 یک روش شناسی است که نباید با استانداردهای مدیریت پروژهمانند PMBOK اشتباه گرفته شود. PRINCE2 از تجربیات انجام هزاران پروژه وبا مشورت مدیران پروژها وکانون های آموزشی در کشور انگلیس تدوین شده است و اکنون در اروپا مورد استقبال قرار گرفته است به دلیــل اینکــه PMBOK توصیفــی و تشــریحی و PRINCE2 تعیینــی و تجویــزی اســت نمیتــوان به طــورکامــل ایــن دو را مقایســه کــرد. بــا ایــن حــال هــر دو درمـوارد بسـیاری تـا زمانـی کـه وارد جزئیـات مدیریـت پـروژه نشـده انـد مشـترک هسـتند.
فرایندهاي مدیریت پروژه
در زمينــه گروه هــاي فراينــدي، PMBOK پنــج گــروه مختلـف را نـام بـرده كـه هـر كـدام شـامل يـك يـا چنـد فراينـد آغازيـن، برنامه ريـزي، اجـرا، کنتـرل و فعالیت هـای نهایــی هســتند. ایــن موضــوع بــا PRINCE2 در برخــي ازمؤلفه هــا ماننــد برنامه ريــزي، كنتــرل و ارتبــاط مشــابهت دارد. در PRINCE2 فرايندهـا در 8 بخـش اصلـي به صـورت مجـزا ديـده شـده اسـت.تعامــات فرايندهــا در PMBOK شــامل 5 گــروه فراينــدي اســت كــه آنهــا را بــه ورودي هــا و خروجي هــا و ابــزار و تکنيک هـا گروهبنـدي میکنـد. PMBOK همچنيـن شـامل فراينـدي بـراي توسـعه تيـم پـروژه اسـت كـه PRINCE2 فاقـد آن می باشد. مميـزي محـدوده در PRINCE2 بخشـي ازدر خــارج پــروژه و قابــل فهمتــر از فراينــد آغازيــن، دقيقــانحـوه اسـتقرار آن در PMBOK اسـت.
9 مورد از حیطه هاي دانش مدیریت پروژه
- مدیریت یکپارچگی پروژه
- مدیریت محدوده پروژه
- مدیریت هزینه پروژه
- مدیریت زمان پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- مدیریت منابع انسانی پروژه
- مدیریت ارتباطات پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
- مدیریت تدارکات پروژه
نتیجه گیری
بهطــور کلــی میتــوان پــروژه را به صــورت مجموعــه هایی ازعمليـات پيچيـده، غيرتکـراری و مرتبـط بـا يکديگـر تعريـف کــرد کــه زيــر نظــر يــک مديريــت و ســازمان اجرايــی مشـخص بـرای تأميـن اهـداف معيـن و در چارچـوب برنامـه زمانــی و بودجــه از پيــش تعييــن شــدهای اجــرا می شــود.يــک سيســتم برنامه ريــزی و کنتــرل پــروژه خــوب بايــد دارای توانايي هــا و قابليت هــای زيــر باشــد:
- تعييــن تاريــخ اتمــام پــروژه در مرحلــه برنامه ريــزی وزمانبنــدی اوليــه
- تعييــن ســاختار شکســت کار (WBS)جهــت اجــرای صحيــح و عــدم تداخــل فعاليت هــا و منابــع آن هــا
- ارائـه راه حـل بـا صرفـه جهـت جبـران تأخيـرات در ارائـه راه حــل بــا صرفــه جهــت تســريع مــدت اجــرای پــروژه درصـورت تغييـر در شـرايط اقتصـادی و اجتماعـی در کشـوريـا سـازمان مولـد پـروژه و تغييـر اولويت هـای پـروژه و نيـازبــه اجــرای ســريعتر آن
- زمانبنــدی و برنامه ريــزی در جهــت اســتفاده از نيــروی انســانی، ماشــين آلات و تجهيــزات و به طــور کلــی منابــع مصـرف مجـدد در جهـت اسـتفاده مطلـوب از آنهـا و گريـز از بــروز تنگنــا و محدوديــت در ايــن زمينــه
- چگونگـی توزيـع مـواد و به طـور کلـی منابـع غيـر مصـرف مجـدد ميـان پروژههـا و فعاليتهـای مختلـف آنهـا
- زمانبنـدی سفارشـات خريـد مـواد، مصالـح، ماشـين آلات و تجهيـزات جهـت کاهـش هزينه هـای انبـارداری و ضايعـات و همچنيـن زيانهـای ناشـی از راکـد مانـدن منابـع مالـی پروژه
- تعييـن ميـزان نقدينگـی پـروژه در هـر واحـد زمانی جهت پرداخـت بـه موقـع صورتحسـاب ها و پيـش پرداخت هـا
- ثبــت و تجزيــه و تحليــل نتايــج حاصلــه در مواقــع لــزوم تغييــر در برنامه ريــزی پــروژه و نگهــداری جهــت اســتفاده در پرژوه هــای آتــی و جلوگيــری از بــروز مشــکالت مشــابه
بیشتر بدانیم :آشنایی با استانداردهای کنترل پروژه