هنگام اجرای پروژه، در سازمان های تجاری، وجود ریسک اجتناب ناپذیر است. با این حال، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که ریسک به حداقل می رسد. ریسک ها می توانند عمدتا دو نوع، ریسک با تاثیر منفی و ریسک با تاثیر مثبت تقسیم شوند. مدیران پروژه همیشه با ریسک های منفی مواجه نمی شوند زیرا ریسک های مثبت نیز وجود دارد.مدیریت ریسک یکی از مباحث بسیار مهم مدیریت پروژه و همچنین یکی از ده حوزه‌ی دانش راهنمای PMBOK است که یک مدیر پروژه باید درآن تبحر کافی داشته باشد.
مدیریت ریسک پروژه ، شاید ناشناخته ترین و در عین حال موثرترین ابزاری باشد که مدیران پروژه می‌توانند برای افزایش احتمال موفقیت پروژه به کار گیرند. هنگامی که مدیریت ریسک پروژه به درستی اجرا شود، نه تنها احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد، بلکه علاوه بر کاهش نگرانی‌ها، درجه بالاتری از قابلیت پیش‌بینی را نیز ارائه می‌دهد. طی سال‌های گذشته، مدیریت ریسک پروژه ها به ستون فقرات سازمان‌هایی تبدیل شده که با موفقیت پروژه‌ها را تحویل می‌دهند و در دوره فعلی برای موفقیت یک پروژه کاملاً ضروری است. بنابراین جهت بهبود وضعیت اجرای پروژه و بالا بردن شانس دستیابی به اهدافی که برای پروژه تعیین کرده‌ایم لازم است نسبت به شناسایی ریسک ها و مهار آنها اقدام کنیم.
انواع ریسک:
در تعریف ریسک پروژه در استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK ، ریسک ها در هر پروژه در دو سطح تقسیم می شوند. هر پروژه شامل “ریسک های جزئی” است که میتواند بر دستیابی به اهداف پروژه تأثیر بگذارد. و همچنین “ریسک های کلی” پروژه، که از ترکیب ریسک های جزئی پروژه و سایر منابع عدم قطعیت ناشی میشود، و توجه به آن ها مهم است. فرایندهای مدیریت ریسک پروژه ها هر دو سطح ریسک در پروژه را در بر می‌گیرد:
- ریسک های جزئی
در تعریف ریسک جزئی پروژه آن را یک رویداد یا شرایط نامشخص می‌دانیم که در صورت بروز، تأثیر مثبت یا منفی بر روی یک یا چند هدف پروژه میگذارد.
ریسک های جزئی پروژه در صورت وقوع می توانند تاثیر مثبت یا منفی بر روی اهداف پروژه بگذارند. که هدف در این نوع ریسک ها بهره برداری یا افزایش ریسک های مثبت (فرصت ها) و در عین حال اجتناب و کاهش ریسک های منفی (تهدیدات) است. عدم مدیریت تهدیدات ممکن است در مسائل و مشکلاتی مانند تاخیر، افزایش هزینه‌ها، پایین آمدن عملکرد، یا از دست دادن حسن شهرت خود را بروز دهد. بهره برداری از فرصت‌ها می تواند منجر به مزایایی مانند کاهش زمان و هزینه، بهبود عملکرد یا حسن شهرت شود.
- ریسک های کلی
در تعریف ریسک کلی پروژه باید آن را تأثیر عدم قطعیت در کل پروژه دانست که ناشی از کلیه منابع عدم قطعیت از جمله ریسک های جزئی است و نشان دهنده قرار گرفتن ذینفعان در معرض تغییرات در نتایج پروژه است، که هم می تواند مثبت و هم منفی باشد. ریسک کلی پروژه همچنین میتواند مثبت یا منفی باشد.
که هدف در این نوع ریسک ها حفظ ریسک پروژه در محدوده قابل قبول، از طریق کاهش محرک های متنوع منفی، ارتقاء محرک های متنوع مثبت و به حداکثر رساندن احتمال دستیابی به اهداف کلی پروژه است.
عناوین مدیریت ریسک پروژه
- برنامه ریزی مدیریت ریسک: نحوه هدایت فعالیت های مدیریت ریسک پروژه را تعریف میکند.
- شناسایی ریسک ها:ریسک هاییکه ممکن است بر پروژه اثر بگذارد را مشخص میکند.
- انجام تحلیل کیفی ریسک:برای تحلیل بیشتر پروژه، ریسک ها را اولویت بندی میکند.
- انجام تحلیل کمی ریسک:ریسک های شناسایی شده را بصورت عددی تحلیل میکند.
- برنامه ریزی پاسخ های ریسک:اقدامات پروژه را توسعه داده و به کاهش خطراتی که اهداف پروژه را تهدید میکند، میپردازد.
- نظارت و کنترل ریسک ها:برنامه ها پاسخ به ریسک را اجرا کرده، ریسک های شناسایی شده را دنبال کرده،بر ریسک های باقی مانده نظارت، شناسایی ریسک های جدید وتوجه به میزان اثربخشی فرایند ریسک میپردازد.
این 6 فرآیند با هم در ارتباط بوده و هر یک از آن ها میتواند با یک الی چند عضو از تیم در ارتباط باشد.هر فرآیند حداقل یکبار در پروژه اجرا میشود.ریسک پروژه ها معمولا در آینده اتفاق میافتد و حداقل بر یکی از اهداف پروژه همچون زمان، هزینه، محدوده و کیفیت تاثیر میگذارد.
یک ریسک همواره میتواند یک یا چند دلیل داشته و اگر هم در پروژه ای اتفاق بیتفتد ممکن است یک یا چند اثر به همراه داشته باشد.
شرایط ریسک:
این شرایط میتواند جنبه های محیطی سازمان مثل نبود سیستم های مدیریت یکپارچه یا وجود پروژه های متعدد و… که ممکن است در ریسک پروژه سهیم شود.
منشا ریسک پروژه:
ریسک های پروژه به دو دسته معلوم و نامعلوم تقسیم میشوند.ریسک های معلوم، ریسک هایی هستند که شناسایی شده و قابل برنامه ریزی برای پاسخ میباشند ولی ریسک های نامعلوم نمیتوان مدیریت کرد و همواره نیازمند این است که تیم پروژه برای آن یک برنامه تهیه کند.
هر سازمان ها همواره درجات مختلفی از ریسک را میپذینرند که به آن تحمل ریسک میگویند.
چه کسی باید از ریسک های پروژه مطلع شود؟
حداقل، وضعیت کلیه ریسک ها باید به اطلاع کلیه ذینفعان برسد. برای هر ریسک، وضعیت فعلی باید شامل موارد زیر باشد:
- بازه زمانی وقوع
- احتمال وقوع
- تأثیر در صورت بروز ریسک
- طرح پاسخ برای مدیریت کردن ریسک در صورت وقوع
علاوه بر این، ذخیره ریسک باقی‌مانده، نیاز به ذخیره ریسک اضافی (در صورت وجود) و خطوط اصلی موجود برای برنامه زمانبندی و هزینه ممکن است اطلاعات بسیار ارزشمندی برای حامیان مالی یا ذینفعانی باشد که بودجه را تصویب می‌کنند. وضعیت و اطلاعات اضافی مربوط به ریسک باید به طور منظم اطلاع رسانی شود. تعداد دفعات این ارتباط به ماهیت و اندازه پروژه بستگی خواهد داشت. برای پروژه‌هایی که کوچک اما حیاتی هستند، ممکن است به روزرسانی هفتگی ریسک نیاز باشد و برای پروژه‌های بیش از شش ماه، به روزرسانی ماهانه ریسک. مدیر پروژه و ذینفعان باید این تصمیم را بگیرند و مدیر پروژه باید آن را در برنامه ارتباطی مستند کند.