آشنایی با مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک یا (Agile Project Management) که آن را با نام اختصاری (APM) هم شناخته می شود یک رویکرد با استفاده از تکرار برای پروسه برنامه ریزی و مدیریت پروژه است.

یک پروژه چابک درواقع درست مانند توسعه نرم افزار چابک، با بخش های کوچک تکمیل می‌شود که این بخش های کوچک تکرار شونده ها نامیده می‌شوند.

هر بخش توسط تیم پروژه بررسی و نقد می‌شود. اعضای این تیم باید متشکل از نمایندگان ذینفغان مختلف پروژه باشند. در نهایت بینش هایی که از نقد یک تکرار حاصل شده است، به منظور تعیین قدم بعدی هرچه بهتر در پروژه استفاده می‌شوند.

مزیت اصلی متد چابک توانایی آن برای بررسی و حل مسائلی است که در طول دوره پروژه به وجود می‌آیند. ایجاد تغییرات لازم در پروژه در زمان مناسب باعث ذخیره منابع و در نهایت منجر به ارائه یک پروژه موفق در زمان درست و با بودجه کم می‌شود.

مدیریت پروژه چابک چیست؟

درواقع روش مدیریت پروژه چابک ، پروژه را به بخش های کوچک تقسیم می‌کند که این بخش ها در جلسات کاری، از مرحله طراحی تا تست و تضمین کیفیت اجرا و تکمیل می‌شوند.

این بخش های کوچک یا همان تکرار ها اسپرینت نامیده می‌شوند و در یک تکنیک خاص و ویژه مدیریت پروژه به نام اسکرام به کار برده می‌شود.

اسپرینت‌ها به طور کلی کوتاه هستند و بیش از چند روز یا چند هفته اجرا می‌شوند و معمولا ۲ تا ۴ هفته به طول می‌انجامند.

متد چابک تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در طول تکمیل پروژه بخش های مختلف را رصد کنند که این برنامه کنترل مداوم بخش ها باعث می‌شود تا تشخیص دهند که آیا این بخش ها موفق عمل کرده اند یا خیر و در غیر اینصورت بلافاصله و به سرعت نقص ها را برطرف کنند.

اعتقاد بر این است که این روش کمک می‌کند تا احتمال شکست در بخش‌های بزرگ و کلی تا حد زیادی کاهش یابد، زیرا بخش‌های کوچک در طول چرخه عمر پروژه به طور مداوم در حال بررسی و بهبود یافتن هستند.

بیشتر بدانیم : آشنایی با ساختار شکست کار

مدیریت APM چگونه کار می‌کند؟

تیم‌های مدیریت چابک، بازخوردهای خیلی سریع، سازگاری مداوم و بهترین شیوه ها در تکرار آن‌ها را می‌سازند.

به علاوه، مدیریت پروژه چابک از تیم‌ها می‌خواهد که همزمان با انجام کار، به طور مداوم زمان و هزینه را برآورد و ارزیابی کنند. آن‎‌ها به جای نمودار گانت (Gantt Chart)، برای ارزیابی و اندازه‌گیری پیشرفت کار از نمودارهای burndown و burnup استفاده می‌کنند.

مدیریت apm نیاز به حضور یا مشارکت یک مدیر پروژه ندارد. اگرچه در روش‌های سنتی مانند روش مدیریت پروژه آبشاری Waterfall (برای مدیریت بودجه، مدیریت پرسنل، دامنه پروژه، کیفیت، الزامات و سایر عناصر کلیدی) به منظور دستیابی به موفقیت حضور یک مدیر پروژه ضروری است، اما در روش مدیریت پروژه چابک ، نقش مدیر پروژه در بین اعضای تیم تقسیم می‌شود.

به عنوان مثال، اهداف پروژه توسط صاحب محصول یا صاحب پروژه تعیین می‌شود و اعضای تیم برنامه ریزی، گزارش پیشرفت و سایر کارها را تقسیم می‌کنند. برخی از روش‌های مدیریت چابک لایه های دیگری از مدیریت را نیز اضافه می‌کنند مانند: استفاده از رویکرد اسکرام که به تعیین اولویت‌ها کمک می‌کند و می‌تواند پروسه تکمیل پروژه را بهبود بخشد.

با این حال در روش های چابک ، مدیران پروژه هنوز منسوخ نشده اند و از آن‌ها استفاده می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها به خصوص در پروژه های بزرگ‌تر و پیچیده‌ترهنوز برای این روش از مدیران پروژه استفاده می‌کنند. البته سازمان‌ها بیشتر این مدیران پروژه را در نقش هماهنگ کننده با مسئول پروژه به کار می‌گیرند.

با توجه به تغییر کار از مدیران پروژه به تیم‌های چابک، متد چابک از اعضای تیم می‌خواهد که چگونگی کار در این متد جدید را بیاموزند. آن‌ها باید قادر باشند که با همان کیفیت که با کاربران در تعامل هستند با دیگر اعضای تیم نیز در تعامل باشند.

علاوه بر این باید بتوانند با هم به طور صحیح ارتباط برقرار کنند تا پروژه‌ها در مسیر درست خود و با موفقیت پیش روند. همچنین باید توانایی انجام اقدامات مناسب در زمان مناسب را داشته باشند تا بتوانند با تحولات مداوم پروژه هماهنگ باشند.

روش مدیریت پروژه چابک در مقابل روش مدیریت آبشاری

روش مدیریت پروژه چابک با روش مدیریت آبشاری متناسب بوده و متناسب نیز خواهد ماند. درواقع روش مدیریت آبشاری یک رویکرد دقیق تدریجی به پروژه‌ها دارد. به طوریکه با جمع آوری تمام الزامات قبل از شروع کار آغاز می‌شود، منابع مورد نیاز محاسبه می‌گردد، جدول زمانی و بودجه برآورد می‌شود، کار واقعی انجام می‌شود، تست می‌شود و سپس پروژه به عنوان یک کار تکمیل شده ارائه می‌گردد.

مزایا و معایب مدیریت پروژه چابک

این مزایا شامل ایجاد سریع راه حل‌ها، استفاده موثر از منابع، انعطاف پذیری بیشتر و سازگاری با نیازهای متغیر، تشخیص سریع‌تر مشکلات و از این رو رفع سریع‌تر مشکلات است. همچنین از دیگر مزایای آن همکاری و تعامل با کاربران است که باعث می‌شود محصولاتی که به نیازهای کاربران بیشتر و بهتر پاسخ می‌دهد افزایش یابد.

با این حال اشکالات بالقوه‌ای نیز برای این روش وجود دارد که می‌توان به گرایش به پروژه ها برای طی مسیر، کمبود اسناد و نتایج کمتر قابل پیش بینی می‌باشد.

از آنجایی که مدیریت پروژه چابک به توانایی تصمیم گیری سریع کمک می‌کند، این روش برای سازمان‌هایی که تمایل به بحث در مورد مسائل به مدت طولانی دارند و یا سازمان‌هایی که تمایل به اخذ تصمیم به صورت گروهی دارند مناسب نیست.

بیشتر بدانیم : آموزش نرم افزار کنترل پروژه MSP