ساختار شکست کار ( Work Breakdown Structure) یا WBS ، نمایشی از محصولات یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخشهای جزئی تقسیم شده است. این ساختار هم به صورت بصری اطلاعات مفیدی در مورد مراحل پروژه در اختیار ما می‌گذارد و هم مرجع مناسبی برای مدیریت محدوده آن است.
به کمک WBS مدیر پروژه می‌تواند پروژه را تعریف و در زمان مقرر و با فعالیت‌های تعیین شده به پایان برساند. برای موفقیت یک پروژه، تهیه آن از اساسی‌ترین و ضروری‌ترین اقدامات است بطوریکه نادیده گرفتن آن و یا تهیه یک ساختار شکست نامناسب می‌تواند از عوامل شکست پروژه‌ها باشد.
ساختار شکست کار (WBS) چیست؟
ساختار شکست کار نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخشهای جزئی‌تری تقسیم شده است و WBS نقش بسیار مهمی در مدیریت محدوده و محتوای پروژه دارد.
مدیر پروژه برای تعریف یک پروژه از ساختار شکست استفاده کرده تا به کمک آن پروژه را در زمان مشخص شده به پایان ب رساند.تهیه ساختار شکست در یک پروژه از ضروری ترین کارهای پروژه می باشد و بی توجهی به آن سبب شکست در پروژه می شود.
اولین مرحله در هر پروژه تهیه ساختار شکست کار است و این ساختار نقش مهمی در مدیریت محدوده و محتوای پروژه دارد.
مزایای ساختار شکست کار:
از مهم ترین مزایای آن می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- برنامه ریزی و زمان بندی دقیقتر
- تخمین دقیقتر هزینه های یک پروژه
- مطمئن شدن از اینکه چیزی از قلم نیوفتاده باشد
- کمک به مدیر پروژه در تقسیم بندی منابع
- یک ابزاری ایده آل برای یجاد طوفان فکری در اعضای تیم
- تعهد تیمی را بهبود میبخشد
کاربرد ساختار شکست کار:
ساختار شکست کار به دلیل داشتن کاربرد فراوانش در یک پروژه، قلب مدیریت پروژه است. در هر پروژه WBS از تحویل شدنی ها یه تقسیم بندیی ایجاد می شود که نتیجه آن قابل اندازه گیری بوده و برای تکمیل پروژه امری ضروری و باید به تایید کارفرما برسد.
انواع ساختار شکست کار
مبنای شکست کار در پروژه های متفاوت است و با توجه به اهداف پروژه می توان تعداد زیادی WBS تدوین کرد. اما معروف ترین انواع ساختار شکست مبه شرح زیر می باشد :
- ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)
- ساختار شکست براساس بخشهای سازمانی پروژه(Department Breakdown Structure)
- ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی(Assembly/Product Breakdown Structure)
- ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
- ساختار شکست سیستمهای مورد نیاز پروژه(System Breakdown Structure)
- ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)
- ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)
ورودی های WBS :
برای ایجاد یک WBS اطلاعاتی برای ورودی نیاز داریم است که این اطلاعات به اعضای تیم کمک کرده تا ساختار شکست کار مناسب تری را ایجاد کنند که این ورودی ها شامل:
- شرح محدوده پروژه: توضیح دهیم که چه کارهایی باید در پروژه انجام شود و چه کارهایی نباید انجام شود.
- شرح نیازمندی ها : تشریح جزئیات پروژه بوسیله تهیه مستند
- دارایی فرایند سازمانی : که منظور از آن دستورالعمل ها، فرم ها، راهنمایی ها، ساست ها و برنامه های یک پروژه است.
خروجی های WBS :
این خروجی ها شامل 4 مورد زیر است:
- ساختار شکست کار: تصویری از محصولات براساس تجزیه محدوده کل پروژه.
- لغت نامه WBS: سندی است که به توضیح مولفه های WBS میپردازد.
- خط مبنای محدوده: که به شرح محدوده پروژه میپردازد.
- بروزرسانی های مستند پروژه: مستندات تغییر یافته و بروز پروژه را نمایش میدهد.
علت داشتن WBS :
معمولا برای انجام کارهای بزرگ ابتدا باید آنها را به کارهای کوچکتر تقسیم کنیم. درواقع WBS از ابزارهای مدیریت پروژه است که پروژه را به ابعاد کوچکتر تقسیم کرده تا راحتتر بتوان آن را مدیریت کرد.
تهیه WBS در پروژه این کمک را می کند تا فعالیت های پروژه واضح تر باشد زیرا مرزهای هر محدوده را به خوبی نمایش داده و مبنایی برای تهیه زمانبندی می باشد و تهیه آن سبب جلوگیری از زمان و هزینه در پروژه می شود.
نرم‌افزارهای رسم ساختار شکست کار
در صورت نیاز به رسم WBS می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:
Visio: از نرم افزارهای آفیس می باشد و براحتی می توان جهت ترسیم WBS از آن استفاده نمود.
WBS CHART PRO: این نرم‌افزار به منظور ایجاد نمودار گردشیِ WBS برای مشاهده‌ی خلاصه‌ای از اطلاعات سلسله مراتبی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
MSP: به کمک این نرم افزار تخصصی کنترل پروژه می توانید اقدام به ساخت WBS نمایید.