انجمنهای خبرگی چه هستند؟
- منشأ: دکتر ایتن ونگر و تیم دانشمندان اجتماعی خودش یکی از اولین پیشگامان اجرا مفهوم انجمنهای خبرگان از طریق مطالعه بر روی نوآموزی به عنوان یک مدل مطالعه‌ای است.آنها سری پیچیده‌ای از رفتار‌های اجتماعی را در نوآموزی پیدا کردند که باعث موثرتر شدن یادگیری شد و اسم آنها را انجمنهای خبرگان گذاشتند. بعد از آن که کتاب اول انجمنهای خبرگان به اسم-یادگیری٬مفهوم٬شناخت در سال ۱۹۹۸ به چاپ رسید٬انجمنهای خبرگان به یکی از مراکز توجه مدیریت دانش تبدیل شد. از آن زمان ٬انجمنهای خبرگان نقش مهمی در زمینه دانش٬مخصوصاً برای به اشتراک‌گذاری دانش مشترک فراتر از بخش‌های تشریفاتی و همان‌طور برای از بین بردن موانع جریان دانش در سازمان ایفا کرده‌اند.
- مفهوم: انجمنهای خبرگان گروهی از افراد هستند که مسائل و علایق مشترکی برای کاری که انجام می‌دهند را دارند و چگونه بهتر انجام دادن این کار را با در ارتباط بودن با دیگران یاد می‌گیرند. در زمینه مدیریت دانش ٬انجمنهای خبرگان به طور عمدی یا خودجوش شکل‌گرفته‌اند تا مهارت‌ها٬دانش و تجارب را میان کارکنان ایجاد کنند و به اشتراک بگذارند.
- ویژگی‌ها: انجمنهای خبرگان می‌توانند در یک بخش از سازمان٬یا در تمام بخش‌های یک سازمان٬یا فراتر از مرزهای چند سازمان٬بستگی به هدفش٬وجود داشته باشند. انجمنهای خبرگان معمولاً برای به اشتراک‌گذاری توسعه مهارت‌های عادی٬دانش٬و تجارب مانند یک گروه از مهندسین که بر روی مسائل مشابه کار می‌کنند٬یک شبکه از جراحان که در حال کشف کردن تکنیک‌های جدید هستند و یا جمعی از مدیران تازه‌کار که به همدیگر کمک می‌کنند٬هستند.همچنین انجمنهای خبرگانی وجود دارند که تمرکز آنها بر روی ایجاد دانش جدید و نوآوری است.ابعاد انجمنهای خبرگان از چند نفر تا هزاران نفر بوده و اعضا کارشناسان می‌توانند همگن یا ناهمگن باشند.برای مثال انجمنهای خبرگان حل مسئله موثر/مقرون به صرفه در دامنه‌ی تکنولوژیکی مشخص دارای مهندسینی در همان جایی است که انجمنهای خبرگان برای افزایش کیفیت یک محصول مشخص اعضایی را از نواحی مختلفی دارد٬مانند توسعه‌دهندگان٬بازاریابان و کادر نگهداری.
سه المان زیر برای طراحی انجمنهای خبرگان حیاتی هستند:
- محدوده: انجمنهای خبرگان فقط گروهی از دوستان یا یک شبکه رابطه‌ای میان مردم نیست.آن دارای هویتی مشخص شده توسط محدوده به اشتراک‌گذاشته شده از علایق می‌باشد. عضویت از سوی دیگر تاکید بر تعهد به محدوده را دارد و همچنین یک رقابت به اشتراک‌گذاشته شده که عضو‌ها را از افراد دیگر جدا می‌کند.
- جامعه: آن بر پایه‌ی اعتماد در یک رابطه میان اعضا است که روابط متقابل پی در پی را به اشتراک‌گذاری و توسعه دانش مشترک ترغیب می‌کند.
- تمرین: به صورت خلاصه٬یک تمرین مشترک. این فعالیت زمان‌بر و نیازمند به تقابل قوی می‌باشد. ترکیب این سه المان است که انجمنهای خبرگان را تشکیل می‌دهد و توسعه این سه المان بصورت همزمان است که این چنین جامعه‌ای را بوجود می‌آورد. انجمنهای خبرگان می‌توانند بر پایه‌ی فناوری اطلاعات باشند یا نباشند٬بسته به جغرافیای تفکرات اعضا.
دلیل استفاده انجمنهای خبرگان برای شرکت‌ها چیست؟
انجمنهای خبرگان به دلایل مختلفی می‌توانند برای شرکت‌های کوچک و متوسط مناسب باشند٬ولی ساده‌ترین و قوی‌ترین دلیل احتمالاً به اشتراک‌گذاری و توسعه موثر مهارت‌ها و دانش میان کارکنان ٬بدون سرمایه‌گذاری بزرگ است(اگر انجمنهای خبرگان به خوبی طراحی شده باشند).
بهترین مزیت یک انجمن خبرگان موثر داخلی این است که دانش را ترغیب می‌کنند که در کل چندین بخش از سازمان گسترش پیدا می‌کند.این به آن معنا است که انجمنهای خبرگان به اشتراک‌گذاری دانش را باز خواهند کرد و انبارهای دانش را فرو خواهند ریخت که معمولاً در سازمان‌های هرمی صورت می‌گیرد.
انجمنهای خبرگان معمولاً به سرمایه‌گذاری قابل توجهی نیاز ندارند.شما می‌توانید یک انجمن خبرگان را ایجاد کنید تا زمانی که یک محدوده مشخص و افراد مشتاق با آن محدوده را داشته باشید.این برای شرکت‌هایی بسیار جذاب است که معمولاً نمی‌توانند مخارج برنامه‌های توسعه‌ای مهارت‌های کارکنان را پرداخت کنند.
بسیاری از شرکت‌ها انجمنهای خبرگان دارند که در آن شرکت‌کنندگان را تشویق به کمک به یکدیگر می‌کنند.برای مثال٬یک فرد که با مشکلی رو به رو است آن را بیان می‌کند٬سپس نفر دیگر پیشنهاد‌ها یا تجارب خودش را به اشتراک می‌گذارد. سایر انجمنهای خبرگان٬ فقط فرصت‌هایی برای تمرین بر اهداف رایج را فراهم می‌کنند.
به علاوه٬یک رابطه اعتماد میان کارکنان توسط انجمنهای خبرگان باعث افزایش رضایت کارکنان و در نهایت٬کمک به حفظ ارزش نیروی کار می‌شود که اغلب در شرکت یکی از مشکلات کلیدی به حساب می‌آید.
شما حتی می‌توانید انجمنهای خبرگان را برای به اشتراک‌گذاری مهارت‌های عادی و دانش در سرتاسر سازمان ایجاد کنید: میان کارکنان در شرکت‌های مختلف برای ایجاد گروه دانش. بعضی مواقع٬انجمنهای خبرگان برای سرعت بخشیدن به نوآوری‌ها ایجاد می‌شود. در این مواقع افراد از پس‌زمینه‌های مختلفی برای تفسیر و تجربه ایده‌های مشخص گرد هم جمع می‌شوند.
چگونگی رشد انجمنهای خبرگان
به این خاطر که انجمنهای خبرگان لزوماً جمع افراد هستند٬شور و حرارت میان شرکت‌کنندگان انجمنهای خبرگان بسیار مهم است.ولی نمی‌توانیم افراد را اجبار به مشارکت فعال نمود. اصلی‌ترین دلیل ناکامی انجمنهای خبرگان٬کمبود شور و حرارت برای جذب و نگه‌داشتن فعال شرکت‌کنندگان است.
در عوض٬بسیاری از انجمنهای خبرگان موفق پایه فعالیت‌های هنری و طراحی انعطاف‌پذیر را فراهم می کنند٬اگرچه انجمنهای خبرگان خودجوش و بنیادی هستند.مراحل زیر قواعد اصلی طراحی و حفظ انجمنهای خبرگان فعال را نشان می‌دهد.
۱. پیدا کردن فرصت‌ها در جهت نیازهای ضروری
انجمنهای خبرگان معمولاً زمانی که نیاز ضروری در به اشتراک‌گذاشتن علایق٬احساسات٬مهارت‌های دانش وجود داشته باشد٬بصورت احسن کار خودشان را انجام می‌دهند.برای مثال٬کارشناسان فنی میان مهندسین تأمین و نگهداری یا تجربیات موفق یا ناموفق طراحی یک ماشین مشترک در بین طراحان. شما باید این گونه فرصت‌های کلیدی برای مرتبط ساختن افراد و به اشتراک‌گذاشتن دانش را پیدا کنید که باعث ایجاد تغییر شود.به بیان دیگر٬این تنظیمات مقدماتی محدوده انجمن خبرگان است که افراد با علایق و نیازهای مشترک را جذب می‌کند.
۲. دعوت افراد مشتاق و درک افکارشان
برای طراحی یک انجمن خبرگی خوب٬شما به افراد کلیدی نیازمند هستید(۲-۳نفر برای شروع بسیار مناسب است)که وظیفه مسئول را در انجمن خبرگان ایفا خواهد کرد.آنها معمولاً بسیار مشتاق(و اغلب مطلع)اهداف اصلی انجمن خبرگان هستند.سپس طرح‌های انجمن خبرگان را با تاکید بر موارد زیر٬با آنها بررسی می‌کنید.
- شرایط راهبردی انجمن خبرگان چیست؟
- دانش کلیدی برای ایجاد و به اشتراک‌گذاری چه هستند؟
- شرکت‌کنندگان بالقوه‌ای که از انجمن خبرگان سود می‌برند و به آنها سود می‌رسانند٬چه کسانی هستند؟
- اقدامات کلیدی که باعث حفظ شور و حرارت انجمن خبرگان می‌شود٬کدام هستند؟
- اعضا جامعه٬کجا می‌توانند به صورت فیزیکی(و مجازی)با هم در ارتباط باشند؟
- ارزش‌های کلیدی هم برای سازمان و هم برای شرکت کنندگان کدام هستند؟
این سوالات کلیدی بصورت عمیقی با سه المان انجمن خبرگان در ارتباط هستند:محدوده٬جامعه و فعالیت‌ها.
۳. آغاز انجمن خبرگان همراه با رویدادهای اجتماعی
پیشرفت هرگونه انجمن خبرگان همیشه با روابط اجتماعی افراد آغاز می‌شود.اگر شما اعتماد را میان شرکت‌کنندگان ایجاد نکنید٬انجمن خبرگان کار نخواهد کرد حتی اگر دلیل منطقی برای به اشتراک‌گذاری دانش مشترک وجود داشته باشد.روش آسان استفاده از شبکه‌های اجتماعی موجود است٬که اغلب تبدیل به گروه اصلی انجمنهای خبرگان می‌شود٬و به وسیله ملاقات‌های رو در رو این گروه گسترده‌تر می‌شود.
۴. اعلام نتایج پس از اتمام فعالیت‌ها و به اشتراک‌گذاری رویدادها
پس از شروع کار انجمن خبرگان٬شما نیازمند فعالیت‌های کلیدی هستید که به نتایج مطلوبی دست پیدا کنید٬و همچنین شور و حرارت جامعه را حفظ کنید.فعالیت‌ها متفاوت هستند:این‌ها می‌توانند تدوین گر دانش ضمنی کلیدی به اشتراک‌گذاری شده میان کارکنان با تجربه یا به اشتراک‌گذاری تجارب خوبی از طریق جلسات بیان گزارشات باشند. مهمترین قسمت این است که شما باید اولین نتیجه کوچک انجمن خبرگان را بوجود بیاورید که ارزش آن ثابت شود. سپس شما می‌توانید فعالیت‌ها را گسترش دهید و افراد بیشتری را توسط بیان رویدادهای موفقیت‌آمیز جذب کنید.
توانمندسازان کلیدی
توانمندسازان کلیدی انجمن خبرگان بستگی به سه المان دارند: محدوده٬جامعه و فعالیت‌ها.برای مثال اگر یکی از فعالیت‌های کلیدی٬ به اشتراک‌گذاری تجربه واقعی موفقیت/شکست میان مهندسین شرکت‌های مختلف باشد٬احتمالاً مسئولین مشتاق و فضای فیزیکی برای دور هم جمع شدن بسیار مهم است. اگر شما می‌خواهید فعالیت‌های روزانه را بین مدیران فروش بخش‌های مختلف٬به اشتراک بگذارید شما ممکن است نیازمند فضای کار بالقوه کمکی باشید.موارد زیر توانمندسازان شاخص انجمن خبرگان هستند:
- مسئولین: افراد کلیدی-که برای این بخش اشتیاق دارند و حواسشان به انجمن خبرگان است-از عناصر اصلی انجمنهای خبرگان هستند.
- انگیزه: در حالت کلی شما به انگیزه‌های مصنوعی مثل پول یا ترفیع نیاز ندارید.در عوض حفظ فعال بودن انجمنهای خبرگان نیازمند انگیزه خودجوش برای مشارکت مداوم می‌باشد.جواب‌های مسائلی که شرکت‌کنندگان با آن رو به رو می‌شوند٬فرصت‌های رشد٬یا فقط سرگرمی علمی می‌تواند بسیار مهم باشد.
- فضاهای فیزیکی/مجازی: از آن‌جایی که انجمنهای خبرگان اجتماعی هستند٬آنها نیازمند مکان‌هایی هستند که اعضا با هم در ارتباط باشند.این لزوماً با آن معنا نیست که انجمنهای خبرگان نیازمند اتاق‌های اختصاصی هستند.آن می‌تواند حتی فضای مجازی باشد اگر بتواند نیازهای شرکت‌کنندگان را برطرف کند.مهمترین ویژگی این است که هسته انجمنهای خبرگان روابط انسانی بنا شده بر پایه‌ی اعتماد باشد و انجمنهای خبرگان نیازمند فضاهایی برای پرورش چنین روابطی هستند.
- فناوری اطلاعات: از آن‌جایی که فناوری اطلاعات مبنای کلیدی برای به اشتراک‌گذاری دانش و انجام فعالیت‌های کلیدی برای انجمنهای خبرگان هستند٬برخی از آنها نیازمند هیچ فناوری اطلاعاتی نیستند.آن بستگی به سه المان انجمنهای خبرگان دارد(محدوده٬جامعه و فعالیت‌ها).
- پشتیبانی مدیریت: اگر یک انجمن خبرگی اهداف قوی استراتژیکی برای یک سازمان داشته باشد آنگاه پشتیبانی مدیریت یک توانمندساز مهم است.این پشتیبانی نه تنها به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد که اهمیت فعالیت‌های انجمن خبرگی را متوجه شوند بلکه همچنین منابع کافی را فراهم می‌سازد. در این حالت بهترین پشتیبانی از مدیریت حمایت پنهان است که فعالیت‌های انجمن خبرگان را قبول می‌کند.