جلسه آغاز پروژه کیک آف (Kick Off Meeting)
به اولین جلسه رسمی با ذی ربطان پروژه جلسه کیک آف می گویند . این جلسه با ذی ربطان کلیدی مانند حامی پروژه، مدیریت ارشد و مدیر پروژه برگزار می شود. در سطح پروژه می توان این جلسه را با اعضای تیم خود برگزار کرد. از آنجا که اصولا همه اعضای تیم جدید هستند،
در واقع می تواند اولین جلسه دورهمی نیز باشد. اگر پروژه کوچک باشد، قبل از شروع پروژه می توان یک جلسه با تمام اعضای تیم برگزار کرد. اما در پروژه ها بزرگتر، در ابتدای هر فاز، این جلسه را برگزار می شود. این جلسه آغاز پروژه را می توان بصورت مجازی برگزار کرد.
هدف از جلسه آغاز پروژه یا کیک آف
یکی از اهداف آن، شناخت یکدیگر می باشد. در آن جلسه باید حامی، مدیران ارشد، مدیر پروژه، کارفرما اصلی و ذی ربطان کلیدی معرفی شوند.
از دیگر اهداف این جلسه، اطمینان حاصل نمودن از آگاهی اعضا از اهداف پروژه، فرضیات، محدودیتها، تحویل دادنی ها، چالشها، متدولوژی ها، رویه ها، برنامه ها، محیط کار و غیره است.
موفقیت جلسه منوط به این است که همه افراد درک مشترکی از اهداف پروژه داشته باشند و در جهت تحقق اهداف پروژه کمک های اثربخش انجام دهند.
برای اجرا جلسه کیک آف گامهای ذیل پیشنهاد می شود:
1. تهیه دستور جلسه
مشخص کردن اهداف این جلسه که می توان بخشی را برای مقدمه، بخشی را برای معرفی اهداف پروژه، بخشی را برای بیان محدودیتها، فرضیات و مایلستونها و بخشی را برای پرسش و پاسخ قرار داد.
2. برگزاری جلسه
به عنوان مدیر پروژه، این جلسه را برگزار کنید. خود را معرفی و دستور جلسه را قرائت و به حاضرین اعلام کنید که قرار است که چه موضوعاتی در این جلسه بیان گردد. می بایست منشور پروژه و محتوی آن را مانند اهداف پروژه، سطح کلان فرضیات و محدودیتهای پروژه، تشریح شود.
مطرح کردن این مورد که این اولین جلسه رسمی پروژه است و باید با مساعدت، همیاری و کمک همه مستند برنامه مدیریت پروژه در آینده تهیه گردد. تمام انتظارات را شاف شود. ب
رای مثال اعلام کنید که طول پروژه چقدر است، چقدر نیاز به کار بر روی پروژه دارید، سیستم و پروتکل ارتباطی در پروژه به صورت است و چگونه و با چه روشی افراد می بایست با یکدیگر تعامل داشته باشند و گزارشات در چه زمانی و چگونه به دست آنها خواهد رسید.
3. اتمام جلسه
بهتر است در انتهای جلسه بخش پرسش و پاسخ را اجرا شود. ، شرکت کنندگان سوالات خود را در مورد پروژه می برسند. بایست از همه شرکت کنندگان تشکر و از آنها بخواهید که به راحتی سوالاتشان را بپرسند و به آنها اعلام کنید که هدف از این بخش چیزی جز کمک به رفع ابهامات شما نیست.
به محض اتمام این بخش می بایست صورت جلسه ای تهیه شده و آن را برای تمام شرکت کنندگان جهت بررسی، ارسال کرد و همچنین با ذی ربطان کلیدی که نتوانستند در این جلسه شرکت کنند، صحبت شود. شما می توانید صورت جلسه را برای آنها بفرسید و سپس جلسه حضوری با آنها داشته باشید.
مزایای جلسه آغاز پروژه یا کیک آف؟
برخی از مزایای جلسه آغاز پروژه یا کیک آف:
- کمک به اعضای تیم برای شناخت یکدیگر
- نشان دادن سطح اختیارات مدیر پروژه
- کمک به اعضای تیم جهت شناخت اهداف پروژه
- کمک به اعضای تیم جهت شناخت مایلستونها، ریسکها، فرضیات و محدودیتهای پروژه
- کمک به مدیر پروژه جهت گرفتن پشتیبانی از ذی نفعان
- فرصتی برای تمام شرکت کنندگان جهت پرسیدن سوالات و ابهامات خود
- رسیدن به زبانی واحد بین تمامی ذی ربطان