چرا یک حسابدار باید با SQL آشنا باشد؟

آنچه حسابداران از یک برنامه حسابداری می بینند رابط کاربری آن است. اما قلب این نرم افزارها در جای دیگری است. جایی که همه اطلاعات بصورت دسته بندی شده ذخیره می شوند. قلب هر این نرم افزار ها ، پایگاه داده آن است که معمولا با sql server تهیه می شود.

آنچه حسابداران معمولی انجام می دهند

آشنایی با نرم افزارها از نقاط قوت هر حسابدار موفق است. روند کلی در یک فعالیت حسابداری مستمر، این است که داده‌های خام توسط اکسل مورد محاسبات قرار می گیرند و خروجی این فایل اکسل باید به نرم افزار حسابداری منتقل شود. به زبان ساده حسابداران ابتدا داده‌های موجود را، در نرم افزار اکسل، به اطلاعات مورد نیاز خود تبدیل می کنند و سپس این اطلاعات را به شکل اسناد حسابداری وارد نرم افزار حسابداری می کنند.

این فرآیند، هرچند متداول است، اما سریعترین راه ممکن نیست. مواقعی پیش می‌آید که لازم است چند صد ردیف، که با کار فراوان در نرم افزار اکسل تهیه شده‌اند، باید به نرم افزار حسابداری شرکت منتقل شوند.

کمتر نرم افزار حسابداری سازگاری مناسب با نرم افزار اکسل دارد که بتواند فایل حاوی اطلاعات اکسل را دریافت کرده و آنرا در قالب اسناد حسابداری به شما تحویل دهد. لذا اگر قرار باشد چند صد ردیف را در قالب چند ده سند حسابداری تنظیم نمایید، ۹۹% حسابداران راهی بجز وارد نمودن تک تک این اقلام در نرم افزار و بصورت دستی، سراغ ندارند. یعنی به نظر می رسد که تنها راه حسابدار، برای انتقال این اطلاعات به اسناد حسابداری، این است که فایل اکسل و نرم افزار حسابداری را، بصورت همزمان، باز کرده و اطلاعات را از نرم افزار اکسل خوانده و در نرم افزار حسابداری وارد نماید. برای انجام این فرآیند علاوه بر زمان زیادی که صرف می شود، دقت بسیار زیادی هم لازم است.

راه حل چیست؟

راه حل مناسب برای این مسئله این است که بطور مستقیم اطلاعات محاسبه شده در نرم افزار اکسل را، به همان جایی تزریق کنیم که اینترفیس نرم افزار حسابداری قرار است آن را منتقل کند.

در واقع شما با صرف چند هفته زمان میتوانید کارهای خود را بسیار سریعتر از گذشته انجام دهید.

دیتابیس چیست که با آن می توان کارها را سریعتر انجام داد؟

در همه نرم افزارهای حسابداری سه بخش زیر وجود دارند :

1. رابط کاربری : همه آنچه شما در برنامه حسابداری با آن کار می کنید، شامل فرمها، دکمه ها، جعبه های متن، جداول، لیستها و .
2. دیتابیس : محل ذخیره نمودن اطلاعات توسط رابط کاربری است و تمامی داده‌های حسابداری مانند اسناد و سرفصل حساب‌ها و … در این بخش ذخیره می شوند.
3. گزارش گیری : برای اخذ خروجی از نرم افزار حسابداری، از این بخش استفاده می شود. صورتهای مالی، صورتحساب های بانکی ، انواع گزارشات حسابداری هستند که در نرم افزارهای حسابداری با آن سر و کار داریم.

حسابدارها از طریق رابط کاربری ، داده ها را به دیتابیس منتقل می کنند و دیتابیس بیشتر نرم افزارهای حسابداری نیز sql server است و همانطور که عنوان شد ، اکثر نرم افزارهای حسابداری در ایران ارتباط دوستانه‌ای با اکسل ندارند.

بین پایگاه‌های داده و نرم افزارهایی مانند اکسل (و اکسس) رابطه بسیار بسیار عالی برقرار است. معنای این حرف این است که به احتمال بسیار زیاد شما نمی توانید اطلاعات موجود در اکسل را از طریق رابط کاربری به خورد نرم افزار حسابداری خود دهید. اما به احتمال قریب به یقین می توانید همین اطلاعات را با حذف واسطه گری ، مستقیما به خود پایگاه داده منتقل نمایید.

چقدر باید به عنوان حسابدار با SQL آشنا باشم؟

سوالی که پیش می‌آید این است که اگر تزریق اطلاعات بصورت مستقیم به دیتابیس اینقدر مزایا دارد، لزوم استفاده از اینترفیس چیست؟ و اصلا چرا باید از اینترفیس استفاده نمود؟

جواب اولیه این سوال خیلی ساده است. حساب ها و کاربران نرم افزارهای مالی از اینترفیس استفاده میکنند، زیرا دانش و توانایی لازم برای استفاده از دیتابیس را ندارند. کار کردن مستقیم با sql server نیاز به تخصصی دارد که معمولاً حسابداران از آن بی‌بهره هستند و به همین خاطر برنامه نویسان کامپیوتر، توسط اینترفیس، این دسترسی را برای کاربران آسان تر میکنند. اما در کامپیوتر هم آسان شدنی در ازای از دست دادن چند قابلیت است.

انتقال اطلاعات از اکسل به پایگاه‌های داده، مستلزم آشنایی (در حد متوسط) با پایگاه داده‌است. لذا در این سری فیلمهای آموزشی تصمیم گرفتم مبانی پایگاه داده sql server را برای حسابداران بیان کنم. فرض بر این است که مخاطب این فیلم ها با حسابداری و همچنین با نرم افزار اکسل، آشنا است و بصورت حرفه‌ای با نرم افزار های حسابداری در حال کار است. در توضیح نرم افزار sql server به آشنایی کلی با این نرم افزار بسنده کرده‌ام و قسمتهای ریز و تخصصی آن را، که یک حسابدار (به ما هو حسابدار) نیازی به آن ندارد، ناگفته باقی گذاردم. لذا این آموزش از این جهت که نیازهای حسابداران را پوشش میدهد منحصر بفرد است و بشخصه چینین آموزشی در اینترنت ندیدم.

حسابداران مسلط به  Sql Server چه توانایی دارند؟

حسابداری که به sql server مسلط است میتواند:

۱– کارهای خود را بسیار سریعتر انجام دهد.

۲– ثبتهای حسابداری را با دقت بیشتری به نرم افزار حسابداری منتقل نماید

۳– برخی از ایرادات برنامه حسابداری را رفع کند (ایرادات بسیار جزیی)

۴– بک آپ بگیرد و برای انجام خودکار بک آپ گیری برنامه ریزی نماید. و از این طریق امنیت اطلاعات را افزایش دهد

۵– گزارشهای بسیار سفارشی را که توسط نرم افزار حسابداری طراحی نشده است بدون نیاز به برنامه نویس ایجاد نماید.

۶– میتواند براحتی از طریق دیتابیس برای خود دسترسی به همه قسمتهای برنامه را باز کند و بعبارتی کاربری خود را بدون اجازه مدیر، به سطح کاربری مدیر ارتقا دهد.

 آشنایی با Sql Server چه تاثیری در درآمدم خواهد داشت؟

وقتی مزایای آشنایی با sql server  را مشاهده کنید جواب این سوال ساده خواهد بود. وقتی شما در زمان کمتری کار بیشتری انجام دهید، این خود یعنی افزایش درآمد. اصلا به نظر من هیچ درآمدی بدون صرف زمان بدست نمی‌آید و در واقع هر کارمندی بسته به تخصصی که دارد، مقداری از زمان خود را به کارفرما می فروشد. حال فرض کنید که قیمت خرید ثابت باشد ولی زمان مصرف شده بسیار کمتر شود. نتیجه این معادله این خواهد بود که شما میتوانید با صرف زمان کمتری همان میزان درآمد را داشته باشید و یا با صرف همان میزان زمان درآمد بسیار بیشتری داشته باشید.

بیشتر بدانیم : آموزش اکسل ویژه حسابداران

با Sql Server چقدر در وقتم صرفه جویی می شود؟

پاسخ این سوال بستگی به نوع کار شما دارد. هرچه در کاری که در حال انجام آن هستید، زمان بیشتری را به نرم افزار حسابداری تخصیص میدهید، بعد از یادگیری sql server زمان بیشتری را صرفه‌جویی خواهید کرد. و هرچه کارهای تکراری در فعالیت‌های تعریف شده برای شما بیشتر باشد باز هم میزان صرفه جویی در زمان، با یادگیری sql server بیشتر خواهد بود.

اگر با Sql Server آشنا نباشم چه اتفاقی می افتد؟

باید بگوییم هیچ اتفاق خاصی نخواهد افتاد. مثل چندین میلیون فرد دیگری که به زندگی روزمره‌شان ادامه می‌دهند خواهید بود. مانند افراد دیگر ساعت‌ها مجبورید وقت گران بهایتان که می تواند در کنار خانواده و عزیزانتان باشید را در پشت سیستم بگذرانید. شما کماکان یک حسابدار عادی خواهید بود و کارهای روتین و معمول  را انجام می دهید. همان میزان زمان را مصرف می کنید و همان بی دقتی های همیشگی باعث می شود که مدیریت از شما ایراد بگیرد. هنوز هم کابوس شما، یک ثبت حقوق دستمزد برای ۶۰۰ نفر از کارمندان شرکت خواهد بود که هر ماه تکرار می شود.